2.2 Phân mục nhập liệu
Hóa đơn nhà cung cấp
Nghiệp vụ áp dụng: Khi nhận được hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp — cần ghi nhận nghiệp vụ mua vào để theo dõi công nợ phải trả (TK 331) và hạch toán chi phí/kho tương ứng.
Ví dụ nghiệp vụ: Chứng từ AP26/050012 ngày 10/05/2026 — nhận HĐ 00003240, sêri 1C25TAJ từ Công ty TNHH AJ RENTAL. Nội dung là phí thuê 2 máy Photocopy Apeos 5570 tháng 05/2026, TK công nợ 33111; chi tiết Nợ TK 6427 tổng 5.800.000đ, VAT 8% là 464.000đ, tổng thanh toán 6.264.000đ.
Để nhập hóa đơn mua hàng, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Thêm mới để tạo chứng từ mới; Số tham chiếu hiển thị
<NEW>hoặc số tạm theo cấu hình.Nhập Ngày chứng từ, kiểm tra Tháng kế toán và Số chứng từ theo kỳ ghi nhận hóa đơn.
Chọn Cách xử lý. Nên giữ Chưa ghi sổ khi cần kiểm tra hóa đơn, thuế hoặc phân bổ chi phí trước khi ghi sổ.
Chọn Mã nhà cung cấp; hệ thống hiển thị tên nhà cung cấp và gợi ý tài khoản công nợ, loại tiền, điều khoản thanh toán.
Nhập Số hóa đơn, Ngày hóa đơn và Số sêri HĐ đúng theo hóa đơn GTGT nhận được.
Kiểm tra TK công nợ, Thời hạn T.toán, Ngày T.toán, Loại tiền và Tỷ giá.
Nhập Diễn giải VN / EN / KR để nêu rõ nội dung hóa đơn.
Nhập từng dòng chi tiết: tài khoản chi phí/kho, vật tư nếu có, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.
Kiểm tra Tổng tiền thuế, Tổng tiền chưa thuế và Tổng Tiền, sau đó nhấn Lưu.
Thông tin chung:
Số tham chiếu: Mặc định
<NEW>khi thêm mới; nhấn F3 để tìm chứng từ cũ.Ngày chứng từ / Tháng kế toán / Số chứng từ: Hệ thống tự động hiển thị theo ngày hiện tại và quy tắc cấu hình.
Mã nhà cung cấp: Chọn mã NCC — hệ thống tự động điền TK công nợ, loại tiền và thông tin mặc định.
Số hóa đơn / Ngày hóa đơn / Số sêri HĐ: Nhập theo hóa đơn đầu vào để theo dõi VAT và kiểm tra trùng hóa đơn.
Thời hạn / Ngày thanh toán: Nhập điều khoản và ngày dự kiến thanh toán để quản trị dòng tiền.
Diễn giải VN / EN / KR: Nhập nội dung tóm tắt nghiệp vụ.
Lưới chi tiết:
Tài khoản: Nhập TK chi phí hoặc kho đối ứng bên Nợ.
Mã vật tư / SL / ĐVT / Đơn giá: Chọn hàng hóa, nhập số lượng và đơn giá — hệ thống tự tính Thành tiền.
Thuế suất / Tiền thuế: Chọn % thuế đầu vào — hệ thống tự động tính tiền thuế từng dòng.
Số HĐ / Số seri / Mẫu HĐ / Ngày HĐ: Nhập thông tin hóa đơn GTGT để lên bảng kê thuế.
Mã NCC (lưới): Nhập nếu chứng từ tổng hợp nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Các nút chức năng:
HĐ trước / HĐ sau: Duyệt chứng từ liền kề.
Tạo mới NCC: Thêm nhanh nhà cung cấp mới ngay trên màn hình.
Xuất lưới / Nhập liệu: Xuất dữ liệu ra Excel hoặc nhập dữ liệu từ file ngoài.
In chứng từ: In hoặc xuất PDF theo mẫu.
Lưu / Sao chép / Thêm mới / Xóa / Đóng: Các thao tác tiêu chuẩn.
Lưu ý khi thao tác:
Nếu hóa đơn có VAT, cần nhập đủ số hóa đơn, sêri, ngày hóa đơn và mã thuế trên dòng chi tiết để bảng kê thuế lên đúng.
Khi tài khoản chi tiết yêu cầu mã chi phí, mã vụ việc hoặc mã lợi nhuận, nhập đủ các mã này trước khi lưu.
Nếu dùng tài khoản tài sản cố định hoặc chi phí trả trước, hệ thống có thể hỏi thêm để khai báo tài sản/khoản phân bổ liên quan.
Chứng từ ở trạng thái Đã ghi sổ muốn sửa cần bỏ ghi sổ hoặc lập chứng từ điều chỉnh theo quy trình kiểm soát nội bộ.
Hệ thống tự kiểm tra khi Lưu:
Số chứng từ bắt buộc nhập, 4 ký tự cuối phải là số và không được trùng trong cùng kỳ.
Ngày chứng từ phải thuộc tháng kế toán và kỳ kế toán chưa đóng.
Bắt buộc có mã nhà cung cấp, loại tiền, tỷ giá lớn hơn 0, điều khoản thanh toán và tài khoản công nợ hợp lệ.
Phải có ít nhất một diễn giải VN/EN/KR và ít nhất một dòng chi tiết.
Số lượng, đơn giá, thành tiền và tiền thuế không được âm.
Nếu có tiền VAT và đang bật theo dõi thuế, dòng chi tiết phải có mã thuế.
Hệ thống kiểm tra trùng số hóa đơn theo nhà cung cấp/sêri và kiểm tra hóa đơn trùng trong cùng kỳ.
Một hóa đơn AP chỉ được dùng một loại tiền trên các dòng chi tiết.
Lưu ý: Có thể lưu hóa đơn ở trạng thái Chưa ghi sổ để kiểm tra, sau đó chuyển sang Ghi sổ tại màn này hoặc dùng Ghi sổ nhiều chứng từ AP để ghi sổ hàng loạt.
Thanh toán nhà cung cấp
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần ghi nhận việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp — phân bổ số tiền thanh toán vào từng hóa đơn AP còn nợ, giảm trừ số dư phải trả.
Ví dụ nghiệp vụ: Thanh toán cho NCC "ABC" số tiền 50.000.000đ, phân bổ vào 2 hóa đơn còn nợ: HĐ001 là 30.000.000đ và HĐ002 là 20.000.000đ — hạch toán giảm công nợ phải trả Nợ 331 / Có 112.
Để nhập phiếu thanh toán, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Thêm mới hoặc nhấn F3 để chọn phiếu thanh toán cũ.
Nhập Ngày chứng từ, kiểm tra Tháng kế toán và Số chứng từ.
Chọn Mã nhà cung cấp — hệ thống tải danh sách hóa đơn AP còn nợ của NCC đó.
Chọn Tài khoản chi tiền: dùng 111 khi chi tiền mặt, dùng 112 khi thanh toán qua ngân hàng.
Chọn Loại tiền và nhập Tỷ giá nếu thanh toán bằng ngoại tệ.
Nhập số tiền phân bổ cho từng hóa đơn trong lưới chi tiết.
Nhấn Lưu để lưu phiếu ở trạng thái Chưa ghi sổ, hoặc chuyển sang Ghi sổ khi đã đối chiếu xong và cần ghi sổ.
Thông tin chung:
Số tham chiếu / Số chứng từ: Nhấn F3 để tìm phiếu cũ; số chứng từ dùng để theo dõi phiếu thanh toán trong kỳ.
Mã nhà cung cấp: Đối tượng được thanh toán; chỉ nên chọn khi đã xác định đúng hóa đơn còn nợ.
Tài khoản chi tiền: Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi dùng để thanh toán.
Loại tiền / Tỷ giá: Dùng để quy đổi và ghi nhận chênh lệch tỷ giá nếu có.
Lưới chi tiết thanh toán:
Số hóa đơn/chứng từ AP: Chọn hóa đơn còn nợ cần thanh toán.
Số tiền thanh toán: Nhập số tiền phân bổ cho từng hóa đơn.
Số dư còn lại: Dùng để kiểm tra khoản nợ sau khi phân bổ thanh toán.
Lưu ý khi thao tác:
Tổng số tiền phân bổ không được vượt quá số dư còn nợ của từng hóa đơn.
Nếu thanh toán ngoại tệ, cần kiểm tra tỷ giá vì hệ thống có thể ghi nhận chênh lệch tỷ giá khi ghi sổ.
Với nghiệp vụ cấn trừ tạm ứng, số tiền cấn trừ không được vượt quá giá trị còn lại của phiếu tạm ứng.
Hệ thống tự kiểm tra khi Lưu:
Kỳ kế toán, số chứng từ, cách xử lý, mã nhà cung cấp, loại tiền và tài khoản chi tiền là bắt buộc.
3 ký tự cuối của số chứng từ phải là số.
Ngày chứng từ phải thuộc đúng tháng kế toán.
Phải có ít nhất một hóa đơn/chứng từ AP trong lưới chi tiết.
Số tiền thanh toán không được âm và không được vượt số dư còn nợ tại thời điểm lưu.
Nếu là cấn trừ tạm ứng, hệ thống kiểm tra số tiền cấn trừ không vượt quá số tiền tạm ứng còn lại.
Lưu ý: Tổng số tiền phân bổ không được vượt quá tổng giá trị hóa đơn còn nợ.
Tạm ứng nhà cung cấp
Nghiệp vụ áp dụng: Khi doanh nghiệp ứng trước tiền cho nhà cung cấp trước khi nhận hàng/dịch vụ — ghi nhận khoản tạm ứng để bù trừ khi thanh toán hóa đơn sau này.
Ví dụ nghiệp vụ: Tạm ứng 30.000.000đ cho NCC "XYZ" để đặt cọc mua nguyên vật liệu — ghi nhận khoản trả trước nhà cung cấp để cấn trừ khi nhận hóa đơn sau này.
Để nhập phiếu tạm ứng, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Thêm mới để tạo phiếu tạm ứng mới.
Nhập Ngày chứng từ, kiểm tra Tháng kế toán và Số chứng từ.
Chọn Mã nhà cung cấp nhận tạm ứng.
Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá và chọn tài khoản công nợ/tạm ứng phù hợp.
Nhập diễn giải và dòng chi tiết số tiền tạm ứng.
Nhấn Lưu để lưu ở trạng thái Chưa ghi sổ; chuyển sang Ghi sổ khi chứng từ đã được phê duyệt và cần ghi sổ.
Thông tin chung:
Số tham chiếu / Số chứng từ: Dùng để quản lý phiếu tạm ứng trong kỳ; nhấn F3 để tìm chứng từ cũ.
Mã nhà cung cấp: Đối tượng nhận tạm ứng.
Loại tiền / Tỷ giá: Dùng để ghi nhận đúng số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi.
Tài khoản: Tài khoản công nợ/tạm ứng nhà cung cấp theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.
Lưới chi tiết:
Tài khoản: Tài khoản đối ứng hoặc tài khoản chi tiết theo dõi khoản tạm ứng.
Số tiền: Giá trị tạm ứng phát sinh.
Diễn giải: Nội dung đặt cọc/tạm ứng để đối chiếu khi nhận hóa đơn.
Lưu ý khi thao tác:
Khoản tạm ứng nên được theo dõi theo đúng nhà cung cấp để khi thanh toán hóa đơn có thể cấn trừ đúng đối tượng.
Không nên sửa trực tiếp chứng từ tạm ứng đã được dùng để cấn trừ; cần kiểm tra số đã cấn trừ trước khi điều chỉnh.
Với ngoại tệ, kiểm tra tỷ giá tại ngày tạm ứng để tránh lệch số dư công nợ quy đổi.
Hệ thống tự kiểm tra khi Lưu:
Kỳ kế toán, số chứng từ, loại chứng từ, cách xử lý, mã nhà cung cấp, loại tiền và tài khoản là bắt buộc.
3 ký tự cuối của số chứng từ phải là số.
Ngày chứng từ phải thuộc đúng tháng kế toán.
Tỷ giá phải lớn hơn 0.
Phải có ít nhất một dòng chi tiết và số tiền trên dòng không được âm.
Số chứng từ không được trùng trong cùng kỳ kế toán.
Lưu ý: Khoản tạm ứng sẽ được tự động bù trừ khi thanh toán hóa đơn AP của cùng nhà cung cấp.
Last updated