11.2 Phân mục bảo mật
Khi cần quản lý người sử dụng và phân quyền truy cập hệ thống: tạo tài khoản, gán nhóm quyền, cấu hình quyền truy cập theo phân hệ, thay đổi mật khẩu và quản lý thông tin công ty.
Phân mục bảo mật bao gồm các chức năng sau:
Người sử dụng: Tạo và quản lý tài khoản đăng nhập cho từng người dùng.
Nhóm sử dụng: Phân loại người dùng theo nhóm (VD: Kế toán viên, Kế toán trưởng, Giám đốc) để gán quyền hàng loạt.
Cấu hình quyền truy cập: Thiết lập quyền truy cập các phân hệ, màn hình và chức năng cụ thể cho từng người dùng hoặc nhóm.
Thay đổi mật khẩu: Cho phép người dùng tự thay đổi mật khẩu đăng nhập.
Thông tin công ty: Khai báo và cập nhật thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, MST, logo) hiển thị trên chứng từ và báo cáo.
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền quản trị mới được phép truy cập phân mục bảo mật. Nên phân quyền hợp lý để đảm bảo an toàn dữ liệu kế toán.
Quản lý người dùng
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần tạo, sửa hoặc xóa tài khoản đăng nhập cho từng nhân sự sử dụng phần mềm. Mỗi người dùng có một mã (User ID) duy nhất, tên, mật khẩu và thông tin liên hệ.
Để khai báo người dùng, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới rồi nhập Mã người dùng (tự động viết hoa) và Tên người dùng.
Nhập Mật khẩu đăng nhập (khi sửa, để trống nếu không đổi mật khẩu).
Nhập Điện thoại, Địa điểm, Email (không bắt buộc).
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi thao tác:
Sau khi tạo mới một người dùng, hệ thống nhắc mở ngay màn hình Phân quyền người dùng để cấp quyền — vì mặc định người dùng mới chưa có quyền truy cập màn hình nào.
Khi xóa một người dùng, toàn bộ quyền truy cập và tư cách thành viên nhóm của người đó cũng bị gỡ theo.
Quản lý nhóm người dùng
Nghiệp vụ áp dụng: Khi muốn gom các người dùng có cùng vai trò vào một nhóm (VD: Kế toán viên, Kế toán trưởng, Giám đốc) để cấp quyền hàng loạt thay vì phân quyền từng người. Các thành viên trong cùng một nhóm dùng chung một bộ quyền (được đồng bộ tự động).
Để tạo và quản lý nhóm người dùng, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới, nhập Mã nhóm và Tên nhóm, nhấn Lưu.
Nhấn Thêm thành viên (phím F3 để chọn người dùng) để đưa người dùng vào nhóm.
Chọn một thành viên rồi nhấn Thiết lập quyền để mở màn hình phân quyền — quyền đã lưu sẽ được áp dụng cho toàn bộ thành viên trong nhóm.
Nhấn Gỡ thành viên để loại người dùng khỏi nhóm (không xóa tài khoản), hoặc Đồng bộ lại để cập nhật quyền thành viên theo thành viên gốc của nhóm.
Lưu ý khi thao tác:
Một người dùng chỉ thuộc một nhóm tại một thời điểm. Khi thêm vào nhóm mới, hệ thống sẽ hỏi xác nhận chuyển khỏi nhóm cũ.
Khi xóa nhóm còn thành viên, hệ thống yêu cầu xác nhận gỡ hết thành viên trước khi xóa.
Phân quyền người dùng
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần xác định người dùng (hoặc nhóm) được phép truy cập những màn hình/chức năng nào và thao tác gì trên đó (Thêm, Sửa, Xóa, In, Xuất/Nhập Excel, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ).
Để phân quyền cho người dùng, người dùng thực hiện:
Nhập Mã người dùng (Enter hoặc F3 để chọn) — danh sách toàn bộ màn hình kèm quyền hiện tại sẽ hiển thị.
Tích chọn các quyền cần cấp trên từng dòng màn hình. Với màn hình loại Báo cáo chỉ áp dụng các quyền Truy cập / In / Xuất Excel.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi thao tác:
Nếu người dùng đang thuộc một nhóm có nhiều thành viên, khi lưu hệ thống sẽ cảnh báo quyền của cả nhóm sẽ thay đổi theo. Muốn phân quyền riêng, hãy tách người dùng sang một nhóm mới.
Có thể dùng Sao chép quyền từ… để lấy nguyên bộ quyền của một người dùng khác.
Hệ thống mặc định đóng quyền: người dùng chưa được cấp quyền sẽ không nhìn thấy/không mở được màn hình tương ứng.
Phân quyền theo phân hệ
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần cho phép hay chặn người dùng truy cập theo phân hệ (Tổng hợp, Phải trả, Phải thu, Tiền mặt, Kho, TSCĐ, Hệ thống…). Đây là lớp phân quyền cấp cao hơn so với phân quyền theo từng màn hình.
Để phân quyền theo phân hệ, người dùng thực hiện:
Nhập Mã người dùng (Enter hoặc F3) — danh sách các phân hệ sẽ hiển thị.
Tích chọn các phân hệ mà người dùng được phép truy cập.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý: Người dùng phải được cấp quyền phân hệ thì các màn hình/báo cáo trong phân hệ đó mới hiển thị. Tương tự phân quyền màn hình, thay đổi của một thành viên trong nhóm sẽ áp dụng cho toàn nhóm.
Quản lý màn hình
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần khai báo danh mục màn hình/báo cáo của hệ thống (mã, tên đa ngôn ngữ, phân hệ, loại Màn hình/Báo cáo) — làm cơ sở cho việc phân quyền. Đây là chức năng dành cho quản trị viên.
Để quản lý danh mục màn hình, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới, chọn Phân hệ và Loại (Màn hình / Báo cáo).
Nhập Mã màn hình và Tên màn hình (theo ngôn ngữ đang sử dụng).
Nhấn Lưu để hoàn tất. Nhấp một dòng trong lưới để sửa.
Lưu ý: Tên màn hình được lưu theo 6 ngôn ngữ (VN, EN, KR, JP, CN, KH); màn hình chỉ hiển thị và cho sửa cột tên của ngôn ngữ đang dùng, các cột tên còn lại được giữ nguyên.
Đổi mật khẩu
Nghiệp vụ áp dụng: Khi người dùng muốn tự thay đổi mật khẩu đăng nhập của chính mình.
Để đổi mật khẩu, người dùng thực hiện:
Nhập Mật khẩu cũ.
Nhập Mật khẩu mới và Xác nhận mật khẩu mới (hai ô phải khớp nhau).
Nhấn Đồng ý để hoàn tất.
Lưu ý: Hệ thống kiểm tra mật khẩu cũ trước khi cho đổi. Mật khẩu được mã hóa khi lưu.
Last updated