4.2 Phân mục nhập liệu
Phiếu chi (Chi tiền mặt / Chi ngân hàng)
Nghiệp vụ áp dụng: Ghi nhận các khoản chi tiền mặt từ quỹ hoặc chi qua ngân hàng: chi thanh toán nhà cung cấp, chi lương, chi mua vật tư, chi tạm ứng, hoàn ứng. Hệ thống có hai màn riêng:
Chi tiền mặt: Chi từ quỹ tiền mặt (TK 111).
Chi ngân hàng: Chi qua tài khoản ngân hàng (TK 112).
Ví dụ nghiệp vụ: Phiếu chi PC26/040025 ngày 29/04/2026 — chi tiền mặt thanh toán CÔNG TY TNHH LLVK mua đồ ăn cho ký túc xá theo HĐ 00003076, số tiền 2.664.000đ — Nợ TK 3311 / Có TK 1111.
Để nhập phiếu chi, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Thêm mới để tạo phiếu chi mới, hoặc nhấn F3 tại Số tham chiếu để tìm phiếu cũ.
Nhập Ngày chứng từ, kiểm tra Tháng kế toán và Số chứng từ.
Chọn Cách xử lý. Nên giữ Chưa ghi sổ khi phiếu còn chờ kiểm tra, chuyển sang Ghi sổ khi đã duyệt chi và cần ghi sổ.
Chọn Tài khoản tiền phù hợp với màn hình: 111 cho chi tiền mặt, 112 cho chi ngân hàng.
Nhập Người nhận tiền, Địa chỉ và Lý do chi VN / EN / KR.
Nếu chi để thanh toán công nợ AP, nhấn F3 tại Phải trả để liên kết chứng từ gốc.
Nhập các dòng chi tiết: tài khoản đối ứng, số tiền, thông tin hóa đơn/thuế, mã nhân viên hoặc mã KH/NCC nếu cần theo dõi.
Kiểm tra Tổng tiền và nhấn Lưu; sau đó in phiếu chi hoặc ghi sổ theo quy trình.
Thông tin chung:
Số tham chiếu: Mặc định
<NEW>khi thêm mới; nhấn F3 để tìm chứng từ cũ.Ngày chứng từ / Tháng kế toán / Số chứng từ: Hệ thống tự động hiển thị theo ngày hiện tại và quy tắc cấu hình.
Người nhận tiền / Địa chỉ: Nhập tên và địa chỉ đơn vị/cá nhân nhận tiền.
Tài khoản tiền / Loại tiền / Tỷ giá: Chọn tài khoản tiền mặt/tiền gửi và loại tiền tệ (mặc định VND).
Tỷ giá đích danh: Để trống để hệ thống tự tính tỷ giá xuất quỹ; tích chọn nếu muốn nhập thủ công tỷ giá cụ thể.
Phải trả / Chứng từ gốc: Nhấn F3 để liên kết với chứng từ AP liên quan.
Lý do chi VN / EN / KR: Nhập diễn giải lý do chi theo từng ngôn ngữ.
Lưới chi tiết:
Tài khoản đối ứng / Diễn giải: Nhập TK đối ứng và nội dung từng dòng định khoản.
Thuế suất / Tiền thuế: Chọn % thuế — hệ thống tự động tính tiền thuế từng dòng.
Số HĐ / Số seri / Mẫu HĐ / Ngày HĐ: Nhập thông tin hóa đơn GTGT để lên bảng kê thuế.
Mã NV / Mã KH / NCC: Nhập mã nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan.
Các nút chức năng:
P. trước / P. sau: Duyệt chứng từ liền kề.
Xuất lưới / Nhập liệu: Xuất dữ liệu ra Excel hoặc nhập dữ liệu từ file ngoài.
Tệp mẫu: Xuất mẫu Excel để nhập dữ liệu chi tiết trước khi nhập dữ liệu.
In chứng từ: In hoặc xuất PDF theo mẫu.
Lưu / Sao chép / Thêm mới / Xóa / Đóng: Các thao tác tiêu chuẩn.
Lưu ý khi thao tác:
Với chi tiền mặt, tài khoản tiền phải là tài khoản 111; với chi ngân hàng, dùng tài khoản 112 theo tài khoản ngân hàng thực chi.
Khi liên kết chứng từ AP, nhập đúng nhà cung cấp và số tiền chi để công nợ phải trả giảm đúng hóa đơn.
Nếu dòng chi có VAT, cần nhập mã thuế và thông tin hóa đơn để lên bảng kê thuế đầu vào.
Với tài khoản công nợ, cần nhập mã khách hàng/nhà cung cấp tương ứng; với tài khoản quản trị, nhập đủ mã chi phí/vụ việc/lợi nhuận nếu hệ thống yêu cầu.
Chứng từ ở trạng thái Đã ghi sổ muốn sửa cần bỏ ghi sổ hoặc lập chứng từ điều chỉnh theo quy trình kiểm soát.
Hệ thống tự kiểm tra khi Lưu:
Số chứng từ bắt buộc nhập, 4 ký tự cuối phải là số và không được trùng trong cùng kỳ.
Ngày chứng từ phải thuộc đúng tháng kế toán và kỳ kế toán chưa đóng.
Tài khoản tiền, loại tiền và tỷ giá là bắt buộc; tỷ giá phải lớn hơn 0.
Phải có ít nhất một dòng chi tiết; tài khoản đối ứng phải hợp lệ trong phân hệ tiền.
Số tiền trên dòng không được âm.
Nếu có tiền thuế và bật theo dõi thuế, dòng chi tiết phải có mã thuế.
Nếu tài khoản yêu cầu mã đối tượng hoặc mã phân bổ, hệ thống sẽ yêu cầu nhập trước khi lưu.
Lưu ý: Sau khi Lưu, phiếu chi ở trạng thái Chưa ghi sổ. Chuyển sang Ghi sổ để phản ánh sang Sổ Cái GL, hoặc dùng Ghi sổ nhiều chứng từ để ghi sổ hàng loạt.
Phiếu thu (Thu tiền mặt / Thu ngân hàng)
Nghiệp vụ áp dụng: Ghi nhận các khoản tiền nhận được từ khách hàng hoặc các nguồn thu khác: thu tiền bán hàng, thu hồi tạm ứng, thu lãi ngân hàng. Hệ thống có hai màn riêng:
Thu tiền mặt: Thu vào quỹ tiền mặt (TK 111).
Thu ngân hàng: Thu qua tài khoản ngân hàng (TK 112).
Ví dụ nghiệp vụ: Phiếu thu PT26/010001 ngày 14/01/2026 — thu tiền mặt từ CÔNG TY CỔ PHẦN I.T.C VIỆT NAM thanh toán theo HĐ 283, số tiền 896.400đ — Nợ TK 1111 / Có TK 1311.
Để nhập phiếu thu, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Thêm mới để tạo phiếu thu mới, hoặc nhấn F3 tại Số tham chiếu để tìm phiếu cũ.
Nhập Ngày chứng từ, kiểm tra Tháng kế toán và Số chứng từ.
Chọn Cách xử lý. Nên giữ Chưa ghi sổ khi phiếu còn chờ đối chiếu, chuyển sang Ghi sổ khi đã xác nhận thu tiền.
Chọn Tài khoản tiền phù hợp với màn hình: 111 cho thu tiền mặt, 112 cho thu ngân hàng.
Nhập Người trả tiền, Địa chỉ và Lý do thu VN / EN / KR.
Nếu thu tiền cho hóa đơn AR, nhấn F3 tại Phải thu để liên kết chứng từ gốc.
Nhập các dòng chi tiết: tài khoản đối ứng, số tiền, thông tin hóa đơn/thuế, mã nhân viên hoặc mã KH/NCC nếu cần theo dõi.
Kiểm tra Tổng tiền và nhấn Lưu; sau đó in phiếu thu hoặc ghi sổ theo quy trình.
Thông tin chung:
Số tham chiếu: Mặc định
<NEW>khi thêm mới; nhấn F3 để tìm chứng từ cũ.Ngày chứng từ / Tháng kế toán / Số chứng từ: Hệ thống tự động hiển thị theo ngày hiện tại và quy tắc cấu hình.
Người trả tiền / Địa chỉ: Nhập tên và địa chỉ đơn vị/cá nhân trả tiền.
Tài khoản tiền / Loại tiền / Tỷ giá: Chọn tài khoản tiền mặt/tiền gửi và loại tiền tệ (mặc định VND).
Phải thu / Chứng từ gốc: Nhấn F3 để liên kết với chứng từ AR liên quan.
Lý do thu VN / EN / KR: Nhập diễn giải lý do thu theo từng ngôn ngữ.
Lưới chi tiết:
Tài khoản đối ứng / Diễn giải: Nhập TK đối ứng và nội dung từng dòng định khoản.
Thuế suất / Tiền thuế: Chọn % thuế — hệ thống tự động tính tiền thuế từng dòng.
Số HĐ / Số seri / Mẫu HĐ / Ngày HĐ: Nhập thông tin hóa đơn GTGT để lên bảng kê thuế.
Mã NV / Mã KH / NCC: Nhập mã nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan.
Các nút chức năng:
P. trước / P. sau: Duyệt chứng từ liền kề.
Xuất lưới / Nhập liệu: Xuất dữ liệu ra Excel hoặc nhập dữ liệu từ file ngoài.
Tệp mẫu: Xuất mẫu Excel để nhập dữ liệu chi tiết trước khi nhập dữ liệu.
In chứng từ: In hoặc xuất PDF theo mẫu.
Lưu / Sao chép / Thêm mới / Xóa / Đóng: Các thao tác tiêu chuẩn.
Lưu ý khi thao tác:
Với thu tiền mặt, tài khoản tiền phải là tài khoản 111; với thu ngân hàng, dùng tài khoản 112 theo tài khoản ngân hàng thực nhận.
Khi liên kết chứng từ AR, số tiền thu không được vượt số tiền còn phải thu của chứng từ gốc.
Nếu dòng thu có VAT, cần nhập mã thuế và thông tin hóa đơn để lên bảng kê thuế đúng.
Với tài khoản công nợ, cần nhập mã khách hàng/nhà cung cấp tương ứng; với tài khoản quản trị, nhập đủ mã chi phí/vụ việc/lợi nhuận nếu hệ thống yêu cầu.
Chứng từ ở trạng thái Đã ghi sổ muốn sửa cần bỏ ghi sổ hoặc lập chứng từ điều chỉnh theo quy trình kiểm soát.
Hệ thống tự kiểm tra khi Lưu:
Số chứng từ bắt buộc nhập, 4 ký tự cuối phải là số và không được trùng trong cùng kỳ.
Ngày chứng từ phải thuộc đúng tháng kế toán và kỳ kế toán chưa đóng.
Tài khoản tiền, loại tiền và tỷ giá là bắt buộc; tỷ giá phải lớn hơn 0.
Phải có ít nhất một dòng thu; tài khoản đối ứng phải hợp lệ trong phân hệ tiền.
Số tiền trên dòng không được âm.
Nếu có tiền thuế và bật theo dõi thuế, dòng chi tiết phải có mã thuế.
Nếu liên kết chứng từ AR, hệ thống kiểm tra không cho thu vượt số phải thu còn lại theo từng loại tiền.
Nếu tài khoản yêu cầu mã đối tượng hoặc mã phân bổ, hệ thống sẽ yêu cầu nhập trước khi lưu.
Lưu ý: Sau khi Lưu, phiếu thu ở trạng thái Chưa ghi sổ. Chuyển sang Ghi sổ để phản ánh sang Sổ Cái GL.
Last updated