11.1 Cài đặt
Danh mục thuế suất
Khi cần khai báo các loại thuế VAT áp dụng trong doanh nghiệp, bao gồm mức thuế suất và tài khoản hạch toán thuế mua vào – bán ra. Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin này khi lập chứng từ có liên quan đến thuế GTGT.
Ví dụ: Mã "10" — Thuế VAT 10%, TK đầu ra 33311 (Thuế GTGT đầu ra), TK đầu vào 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ HH, DV). Ngoài ra hệ thống hỗ trợ các mã: 00 (0%), 05 (5%), 08 (8%), BVMT (Thuế BVMT 30%), NK (Thuế nhập khẩu), NKVAT (Thuế GTGT hàng NK), TTDB (Thuế tiêu thụ đặc biệt).
Để khai báo danh mục thuế suất, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới để tạo loại thuế.
Nhập Mã và Tên loại thuế.
Nhập Phần trăm thuế suất.
Chọn TK thuế VAT đầu ra và TK thuế VAT đầu vào.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Bảng thiết lập tỷ giá
Khi doanh nghiệp có giao dịch ngoại tệ, cần khai báo tỷ giá theo từng ngày. Hệ thống sẽ tự động lấy tỷ giá tương ứng với ngày phát sinh của chứng từ để áp dụng vào nghiệp vụ.
Ví dụ: Khai báo tỷ giá USD ngày 01/06/2026 — Tỷ giá mua: 25.450, Tỷ giá bán: 25.520, Tỷ giá bình quân: 25.485.
Để tạo mới tỷ giá, người dùng thực hiện như sau:
Nhập Ngày hiệu lực của tỷ giá.
Nhập Tỷ giá mua, Tỷ giá bán, Tỷ giá bình quân.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi thao tác:
Tỷ giá phải được cập nhật thường xuyên, đặc biệt vào các ngày phát sinh giao dịch ngoại tệ.
Hệ thống lấy tỷ giá gần nhất với ngày chứng từ nếu ngày đó chưa có tỷ giá.
Danh mục tiền tệ
Khi cần khai báo các loại tiền tệ sử dụng trong doanh nghiệp (VND, USD, EUR, JPY...), làm cơ sở cho việc hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ.
Để tạo danh mục tiền tệ, người dùng thực hiện như sau:
Nhập Loại tiền và Diễn giải.
Tích chọn nếu đó là đồng tiền chính của doanh nghiệp (thường là VND).
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Danh mục thời hạn thanh toán
Khi cần khai báo các kỳ hạn thanh toán áp dụng cho giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp, làm cơ sở theo dõi và nhắc nhở công nợ đến hạn.
Ví dụ: Khai báo "NET 30" — Thanh toán trong vòng 30 ngày, chiết khấu 0%.
Để tạo danh mục thời hạn thanh toán, người dùng thực hiện như sau:
Nhập Mã và Diễn giải thanh toán.
Nhập Số ngày thanh toán và tỷ lệ Chiết khấu (nếu có).
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Mã chi phí / Mã vụ việc / Mã lợi nhuận
Khi cần khai báo các mã phân bổ chi phí phục vụ cho việc theo dõi chi phí theo trung tâm chi phí (Cost Center), dự án (Job/Project) hoặc trung tâm lợi nhuận (Profit Center). Các mã này được sử dụng xuyên suốt trong các phân hệ khi hạch toán.
Để tạo mã chi phí / vụ việc / lợi nhuận, người dùng thực hiện như sau:
Nhập Mã và Tên chi phí / vụ việc / lợi nhuận.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Các nút chức năng:
Xuất Excel / Nhập liệu: Xuất dữ liệu ra file Excel hoặc nhập dữ liệu từ file ngoài.
Lưu / Sao chép / Thêm mới / Xóa / Đóng: Các thao tác tiêu chuẩn.
Quyền truy cập tài khoản
Khi cần phân quyền hạch toán cho từng tài khoản kế toán: xác định tài khoản nào được phép hạch toán chi tiết, tài khoản nào chỉ dùng để tổng hợp, và tài khoản áp dụng cho phân hệ nào.
Để phân quyền truy cập tài khoản, người dùng thực hiện như sau:
Nhấn Cập nhật để chuyển sang chế độ chỉnh sửa.
Tích chọn quyền truy cập phân hệ cho từng tài khoản.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi thao tác:
Tài khoản mẹ (tài khoản tổng hợp) không nên được phép hạch toán trực tiếp — chỉ dùng để tổng hợp số liệu.
Phân quyền đúng phân hệ giúp tránh sai sót khi hạch toán (VD: TK 111 chỉ dùng ở phân hệ CA, TK 131 chỉ dùng ở AR).
Số dư đầu kỳ
Khi bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc chuyển đổi từ hệ thống cũ, cần khai báo số dư đầu kỳ của các tài khoản kế toán tính đến ngày 31/12 năm trước. Đây là bước bắt buộc để hệ thống có số liệu gốc cho các báo cáo và đối chiếu.
Lưu ý: Có thể nhập liệu trực tiếp trên hệ thống hoặc nhập dữ liệu từ file Excel. Số dư đầu kỳ phải khớp với bảng cân đối kế toán cuối năm trước.
Loại tỷ giá
Nghiệp vụ áp dụng: Khi doanh nghiệp có giao dịch giữa nhiều cặp ngoại tệ, cần khai báo các cặp quy đổi tỷ giá (VD: USD–VND, EUR–VND) làm cơ sở cho Bảng thiết lập tỷ giá và các nghiệp vụ ngoại tệ.
Ví dụ: Khai báo cặp USD – VND, diễn giải "Tỷ giá đô la Mỹ"; cặp JPY – VND, diễn giải "Tỷ giá Yên Nhật".
Để khai báo loại tỷ giá, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới, nhập Loại tiền tệ 1 và Loại tiền tệ 2 (mã 3 ký tự, có thể nhấn F3 để chọn).
Nhập Diễn giải cho cặp tỷ giá.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý: Khi sửa, hai mã tiền tệ bị khóa (chỉ sửa được phần diễn giải) để tránh lệch dữ liệu tỷ giá đã khai báo.
Cấu hình nhập liệu
Nghiệp vụ áp dụng: Khi cần thiết lập quy tắc tự sinh số chứng từ, định dạng ngày và độ chính xác làm tròn cho từng màn hình nhập liệu — giúp số chứng từ chạy tự động theo tiền tố và định dạng mong muốn.
Ví dụ: Màn hình Phiếu thu dùng tiền tố "PT", phần số "00000" (5 chữ số), định dạng ngày "dd/MM/yy" → hệ thống tự sinh "PT06/2026-00001".
Để cấu hình nhập liệu, người dùng thực hiện:
Chọn Màn hình cần cấu hình từ danh sách.
Khai báo phần số tham chiếu: Nhãn tham chiếu (tiền tố), Số tham chiếu (định dạng số, VD "00000"), tích Dùng số.
Khai báo Định dạng ngày và tích Dùng ngày nếu muốn ghép ngày vào số chứng từ.
Khai báo Số chữ số làm tròn cho số lượng và đơn giá nếu cần.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý khi thao tác:
Khi chưa chọn màn hình, các ô cấu hình sẽ bị khóa.
Định dạng ngày mặc định là
dd/MM/yy; phần số mặc định là00000(5 chữ số).
Last updated