13.1 Hệ thống phê duyệt
Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình phê duyệt thanh toán nhiều cấp: nhân viên đề nghị → nhóm trưởng kiểm tra → quản lý phê duyệt → thủ quỹ chi tiền. Hệ thống phê duyệt giúp kiểm soát chi tiêu, lưu vết phê duyệt và tự động tạo phiếu chi sau khi được duyệt.
Thiết lập các bước phê duyệt (dành cho quản trị viên)
Khi cần thiết lập luồng phê duyệt mặc định cho từng người dùng hoặc nhóm: xác định ai là người kiểm tra, ai là người phê duyệt, áp dụng cho khoản mục phí và trung tâm lợi nhuận nào.
Để thiết lập, người dùng thực hiện:
Chọn Người dùng hoặc Nhóm cần thiết lập (để trống = mặc định cho tất cả).
Chọn Khoản mục phí và Trung tâm lợi nhuận (nếu cần lọc).
Thiết lập thứ tự ưu tiên phê duyệt.
Nhấn Lưu để hoàn tất.
Đề nghị thanh toán
Khi nhân viên cần tạo yêu cầu chi tiền (thanh toán nhà cung cấp, chi phí công tác, tạm ứng...) và gửi cho người phê duyệt.
Để tạo đề nghị thanh toán, người dùng thực hiện:
Nhấn Thêm mới để tạo phiếu đề nghị.
Nhập Số tiền chi và chọn Loại tiền (VND, USD, EUR...).
Nhập Tiêu đề và Nội dung đề nghị chi.
Chọn Người phê duyệt và vị trí phê duyệt (Kiểm tra / Xác nhận / Phê duyệt).
Đính kèm tập tin (Word, PDF, Excel, hình ảnh) nếu cần.
Nhấn Lưu để gửi đề nghị.
Trạng thái phiếu:
Chờ xử lý: Phiếu vừa tạo, chưa có người duyệt xử lý.
Đang phê duyệt: Có ít nhất một người đã duyệt.
Được phép thanh toán: Hoàn tất quá trình duyệt, cho phép chi.
Hoàn tất: Đã nhận tiền, kết thúc.
Từ chối: Người duyệt bác bỏ — cần chỉnh sửa và gửi lại.
Duyệt thanh toán
Khi người có quyền phê duyệt cần xem và xử lý các phiếu đề nghị thanh toán.
Để duyệt thanh toán, người dùng thực hiện:
Chọn trạng thái cần xem: Chờ duyệt / Đã chấp nhận / Đã từ chối.
Nhập khoảng ngày và nhấn Xem để tải danh sách phiếu.
Nhấp đúp vào phiếu cần duyệt để xem chi tiết.
Chọn trạng thái phê duyệt:
Duyệt: Chuyển tiếp cho người duyệt kế tiếp hoặc chuyển sang Được phép thanh toán nếu là người cuối.
Từ chối: Nhập lý do từ chối để người tạo phiếu chỉnh sửa.
Nhấn Lưu để xác nhận.
Chờ thanh toán
Dành cho thủ quỹ — xem danh sách lệnh chi đã được phê duyệt và thực hiện chi tiền.
Để chi tiền, thủ quỹ thực hiện:
Chọn trạng thái: Chờ thanh toán hoặc Đã thanh toán.
Nhập khoảng ngày và nhấn Xem để tải danh sách.
Nhấp đúp vào lệnh chi cần xử lý.
Nhập Số tiền thực chi (phải ≤ số tiền đề nghị nếu cùng loại tiền).
Nhấn Chi tiền để tạo phiếu chi.
Nhấn In để xuất phiếu chi ra giấy ký nhận.
Phiếu chi bao gồm:
Ngày tháng chi tiền.
Tên người nhận tiền, địa chỉ.
Lý do chi tiền, số tiền chi.
Chữ ký người nhận, người duyệt, quản lý.
Last updated